AVG- Privacyreglement Spiekr b.v.

Deze privacyverklaring is opgesteld ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van diegene die gebruikmaakt van de diensten van Spiekr en heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens. De privacyverklaring is opgesteld in overeenstemming met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Gebruiker van deze privacyverklaring, tevens verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG, is Spiekr b.v., gevestigd aan de Lavendelheide 21 te Drachten, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 76530191.
Artikel 1: Definities
Bij de hiernavolgende definities is zoveel als mogelijk aansluiting gezocht bij de betekenis die daaraan wordt toegekend in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp). In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet dient de betekenis te worden afgeleid uit de Wbp.
Persoonsgegevens:
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Verwerking van persoonsgegevens
een bewerking of een geheel van een bewerking met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel aan persoonsgegevens, geautomatiseerd of handmatig, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Bijzondere persoonsgegevens
persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of het lidmaatschap van een vakbond blijken, genetische gegevens (DNA/RNA) of biometrische gegevens (bijv. foto’s) met het oog op de unieke identificatie van een persoon, en gegevens over gezondheid, of iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Betrokkene:
Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft en die al dan niet wordt vertegenwoordigd door een wettelijk vertegenwoordiger. Betrokkenen kunnen bijvoorbeeld zijn: kinderen, ouders, medewerkers, bezoekers en samenwerkingspartners.
Wettelijk vertegenwoordiger:
Degene die het ouderlijk gezag over een minderjarige uitoefent. Meestal zal dit een ouder zijn, maar het kan ook gaan om een voogd. Als een kind 16 jaar of ouder is, beslist hij in voorkomende gevallen zelf over zijn privacy.
Verwerkingsverantwoordelijke:
De entiteit die het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. In het kader van dit reglement is het bevoegd gezag, vertegenwoordigd door de directeur/bestuurder, de verwerkingsverantwoordelijke.
Verwerker:
De natuurlijke persoon of rechtspersoon die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zoals bijvoorbeeld de leverancier van een kind volgsysteem of kind-administratiesysteem. Een verwerker heeft een uitvoerende taak, ten behoeve van de activiteiten van de verwerkingsverantwoordelijke.
Derde:
Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke, de verwerker, of de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om persoonsgegevens te verwerken.
Bevoegd gezag:
Bevoegd gezag, de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van dit reglement.

Artikel 2: Reikwijdte en doelstelling
Dit reglement stelt regels over de verwerking van persoonsgegevens van alle betrokkenen bij de organisatie, waaronder kinderen en hun wettelijke vertegenwoordigers, medewerkers, bezoekers en externe relaties (bv. leveranciers en opdrachtnemers). Dit regelement is van toepassing op alle persoonsgegevens van de betrokkene die door Spiekr worden verwerkt. Het regelement heeft tot doel:
De persoonlijke levenssfeer van de betrokkene te beschermen tegen verkeerd en onbedoeld gebruik van de persoonsgegevens.
Vast te stellen met welk doel en op welke (juridische) grondslag persoonsgegevens binnen Spiekr worden verwerkt.
Te borgen dat persoonsgegevens binnen Spiekr rechtmatig, transparant en behoorlijk worden verwerkt.
De rechten van betrokkenen vast te leggen en te borgen dat deze rechten door Spiekr worden gerespecteerd.

Artikel 3: Doelen van de verwerking van persoonsgegevens
Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt Spiekr zich aan de relevante wet- en regelgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de uitvoeringswet AVG.
De verwerking van persoonsgegevens vindt plaatst voor:
verschillende soorten persoonsgegevens, voor verschillende doeleinden. Spiekr verzamelt alleen gegevens van betrokkene die noodzakelijk zijn voor een goede uitoefening van de dienstverlening;
de organisatie van de opvang en de begeleiding van kinderen, het voorzien in hun (extra) ondersteuningsbehoefte en ontwikkeling;
een doorgaande ontwikkelingslijn tussen voor- en vroegschoolse opvang en de buitenschoolse opvang;
het verstrekken en/of ter beschikking stellen van leermiddelen;
het bewaken van de veiligheid binnen de kinderopvang en het beschermen van eigendommen van medewerkers, kinderen en bezoekers;
het bekend maken van informatie over de organisatie;
het bekend maken van de activiteiten van de organisatie, bijvoorbeeld op de website van Spiekr, in brochures of via sociale media;
het berekenen, vastleggen en innen van vorderingen in het kader van de ontwikkeling van het jonge kind, de leermiddelen en activiteiten; waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
het aanvragen van bekostiging, het behandelen van geschillen daarover en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
het aangaan en uitvoeren van arbeidsovereenkomsten, samenwerkingsrelaties met opdrachtnemers en contracten met leveranciers;
de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving;
juridische procedures waarbij Spiekr betrokken is.

Artikel 4: Doelbinding
Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor zover dat gebruik verenigbaar is met de omschreven doelen van de verwerking. Spiekr verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk is om de betreffende doelen te bereiken.
Artikel 5: Soorten persoonsgegevens
De categorieën van persoonsgegevens zoals deze binnen Spiekr worden verwerkt, worden geregistreerd in een verwerkingsregister.
Artikel 6: Grondslag verwerking
Verwerking van persoonsgegevens gebeurt alleen indien aan een van de onderstaande voorwaarden is voldaan:
de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan Spiekr is opgedragen;
de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Spiekr rust;
de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is (bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst) of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Spiekr of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene zwaarder wegen, met name wanneer de betrokkene een kind is; in het kader van deze grondslag zal dus een belangenafweging moeten plaatsvinden;
de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of een andere natuurlijke persoon te beschermen (levensbelang);
de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.

Artikel 7: Bewaartermijn
Spiekr bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze worden verwerkt, tenzij het langer bewaren van de persoonsgegevens op grond van wet- of regelgeving verplicht is.
Specifieke bewaartermijnen van persoonsgegevens worden weergegeven in het verwerkingsregister.
Artikel 8: Toegang
Binnen de organisatie van Spiekr geldt dat personen slechts toegang hebben tot persoonsgegevens voor zover dat daadwerkelijk nodig is. De toegang van medewerkers tot persoonsgegevens is dan ook beperkt tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de goede uitoefening van hun functie en (dus) hun werkzaamheden. Verder wordt slechts toegang verschaft tot de in de administratie en systemen van Spiekr opgenomen persoonsgegevens aan:
de verwerker die van Spiekr de opdracht heeft gekregen om persoonsgegevens te verwerken, maar alleen voor zover dat noodzakelijk is in het licht van de gemaakte afspraken;
derden voor zover uit de wet voortvloeit dat Spiekr verplicht is om toegang te geven of sprake is van een (andere) grondslag voor deze verwerking, bijvoorbeeld de vervulling van een taak van algemeen belang.

Artikel 9: Beveiliging en geheimhouding
Spiekr neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat de persoonsgegevens worden beschadigd, verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt. Dit wordt in het informatiebeveiliging en privacy beleid vorm gegeven. Deze maatregelen zijn er mede op gericht om niet noodzakelijke verzameling en verdere (niet noodzakelijke) verwerking van persoonsgegevens te voorkomen;
bij de beveiligingsmaatregelen wordt rekening gehouden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen;
eenieder die betrokken is bij de verwerking van persoonsgegevens binnen Spiekr is verplicht tot geheimhouding van de betreffende persoonsgegevens, en zal deze gegevens slechts verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitoefening van de betreffende functie, werkzaamheden of taak.

Artikel 10: Verstrekken van gegevens aan derden
Spiekr kan persoonsgegevens aan derden verstrekken als daarvoor een grondslag bestaat in de zin van Art. 6 van dit reglement.
Artikel 11: Social media
Voor het gebruik van persoonsgegevens in sociale media, zijn aparte afspraken gemaakt in de gedragscode van Spiekr. Op de website van Spiekr is specifiek voor de website www.spiekr.nl een privacy beleid vermeld dat informatie geeft over de gegevens die we verwerken van de gebruikers die de website bezoeken en hoe Spiekr gebruik maakt van cookies.
Artikel 12: Rechten betrokkenen
Spiekr erkent de rechten van betrokkenen, handelt daarmee in overeenstemming en bewerkstelligt dat betrokkenen deze rechten daadwerkelijk kunnen uitoefenen. Het betreft in het bijzonder de volgende rechten:
Inzage:
Een betrokkene heeft recht op inzage van de door Spiekr verwerkte persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, behalve voor zover het gaat om werkdocumenten, interne notities en andere documenten die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad. Indien en voor zover dit recht op inzage ook de rechten en vrijheden van anderen raakt, bijvoorbeeld als in de documenten ook persoonsgegevens van anderen dan de betrokkene zijn vermeld, kan Spiekr het recht op inzage beperken.
Bij het verstrekken van de betreffende gegevens verschaft Spiekr informatie over:
de verwerkingsdoeleinden en de categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt;
de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt en (indien van toepassing) ontvangers in derde landen of internationale organisaties;
hoe lang de gegevens worden bewaard;
dat de betrokkene het recht heeft om te verzoeken dat de persoonsgegevens worden gerectificeerd of gewist, of dat de verwerking van de persoonsgegevens wordt beperkt, alsmede dat hij het recht heeft om bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens;
het feit dat de betrokkene een klacht kan indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
de bron van de persoonsgegevens, indien de persoonsgegevens niet van de betrokkene zelf zijn verkregen;
het eventueel toepassen van geautomatiseerde besluitvorming en de betreffende onderliggende logica en het belang en de gevolgen voor de betrokkene;
de passende waarborgen indien de persoonsgegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie.

Verbetering, aanvulling, verwijdering:
Spiekr verbetert de persoonsgegevens van een betrokkene in het geval de betrokkene terecht heeft aangegeven dat de gegevens onjuist zijn en Spiekr vult de persoonsgegevens van een betrokkene aan indien de betrokkene terecht om aanvulling heeft verzocht. Voorts kan de betrokkene verzoeken om verwijdering van zijn persoonsgegevens. Spiekr gaat daartoe over indien is voldaan aan een wettelijke grondslag voor het verzoek, tenzij het onmogelijk is om aan het verzoek te voldoen of dit een onredelijke inspanning zou vergen.
Bezwaar:
Indien Spiekr persoonsgegevens verwerkt, kan de betrokkene bezwaar maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens. In dat geval staakt Spiekr de verwerking van de betreffende persoonsgegevens, behalve als naar het oordeel van Spiekr, het belang van derden of het algemeen belang in het betreffende concrete geval zwaarder weegt.
Beperken verwerking:
De betrokkene kan voorts verzoeken om de verwerking van zijn persoonsgegevens te beperken, namelijk indien hij een verzoek tot verbetering heeft gedaan, indien hij bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking, als de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de verwerking of als de gegevensverwerking onrechtmatig is. Spiekr staakt dan de verwerking, tenzij de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking, Spiekr de gegevens nodig heeft voor een rechtszaak of de verwerking nodig is ter bescherming van de rechten van een andere persoon of vanwege gewichtige redenen.
Kennisgevingsplicht:
Als Spiekr op verzoek van een betrokkene een verbetering of verwijdering van persoonsgegevens heeft uitgevoerd, of de verwerking van persoonsgegevens heeft beperkt, zal Spiekr eventuele ontvangers van de betreffende persoonsgegevens daarover informeren.
Procedure:
Spiekr handelt een verzoek van een betrokkene zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek, af. Afhankelijk van de complexiteit en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met twee maanden worden verlengd. Als deze verlenging plaatsvindt, wordt de betrokkene daarover binnen een maand na de ontvangst van het verzoek geïnformeerd. Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij de betrokkene anderszins verzoekt. Wanneer Spiekr geen gevolg geeft aan het verzoek van de betrokkene, deelt Spiekr onverwijld en uiterlijk binnen een maand na ontvangst mede waarom het verzoek niet wordt ingewilligd en informeert hij de betrokkene over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of beroep bij de rechter in te stellen.

Intrekken toestemming:
Indien voor de verwerking van persoonsgegevens voorafgaande toestemming vereist is, kan deze toestemming te allen tijde door de betrokkene of zijn wettelijk vertegenwoordiger worden ingetrokken. Als de toestemming wordt ingetrokken, staakt Spiekr de verwerking van persoonsgegevens, behalve als er een andere grondslag (zoals bedoeld in art. 6) voor de gegevensverwerking is. Het intrekken van de toestemming tast de rechtmatigheid van verwerkingen die reeds hebben plaatsgevonden niet aan.
Artikel 13: Transparantie
Spiekr informeert de betrokkene(n) actief over de verwerking van hun persoonsgegevens, in ieder geval door middel van een laagdrempelige privacyverklaring. In de privacyverklaring wordt in ieder geval de volgende informatie vermeld:
de contactgegevens van Spiekr en de contactgegevens van de privacy coördinator van Spiekr;
de doeleinden van de gegevensverwerking en de grondslagen voor de verwerking;
een omschrijving van de belangen van Spiekr indien de verwerking wordt gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Spiekr;
de (categorieën) ontvangers van de persoonsgegevens, zoals verwerkers of derden;
in voorkomend geval: of de persoonsgegevens worden verzonden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER);
dat de betrokkene het recht heeft om Spiekr te verzoeken om inzage, verbetering of verwijdering van persoonsgegevens, en dat hij het recht heeft om te verzoeken om beperking van de verwerking, om bezwaar te maken of om een beroep te doen op het recht van gegevensoverdraagbaarheid;
dat de betrokkene het recht heeft om zijn toestemming in te trekken, als de gegevensverwerking is gebaseerd op toestemming;
dat de betrokkene het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
of de verstrekking van de persoonsgegevens een wettelijke of contractuele verplichting is, dan wel een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst te kunnen sluiten, en of de betrokkene verplicht is om de persoonsgegevens te verstrekken en wat de gevolgen zijn indien hij de persoonsgegevens niet verstrekt;
het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, vergezeld van nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene.

Artikel 14: Meldplicht datalekken
Eenieder die betrokken is bij een verwerking van persoonsgegevens is verplicht om een datalek per ommegaande te melden bij het meldpunt info@spiekr.nl, conform het protocol beveiligingsincidenten en datalekken van Spiekr. Een datalek is elke inbreuk waarbij persoonsgegevens zijn vernietigd of verloren, gewijzigd, verstrekt of toegankelijk zijn gemaakt.
Artikel 15: Klachten
Wanneer een betrokkene van mening is dat het doen of nalaten van Spiekr niet in overeenstemming is met de AVG, dit reglement of (andere) toepasselijke wet- of regelgeving, dan kan een klacht worden ingediend overeenkomstig de binnen Spiekr geldende klachtenregeling. Een betrokkene kan zich eveneens wenden tot de privacy coördinator van Spiekr. Als een klacht naar de mening van betrokkene door Spiekr niet correct is afgewikkeld, kan hij zich wenden tot de rechter of de Autoriteit Persoonsgegevens.
Artikel 16: Onvoorziene situatie
Indien zich een situatie voordoet die niet beschreven is in dit reglement, neemt de directie van Spiekr de benodigde maatregelen en wordt beoordeeld of dit reglement dientengevolge moet worden aangevuld of aangepast.
Artikel 17: Slotbepalingen
Spiekr is bevoegd dit reglement in te trekken of te wijzigen.
De wijzigingen zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokkenen.
Dit reglement wordt aangehaald als het privacyreglement van Spiekr en treedt in werking op 5 december 2019.